Kokousbarometri 2014 kotimaisen kokoustamisen jäljillä

Suomalaiset työntekijät ovat turhautuneita kokoustamisen takia kokoustamiseen, selviää nyt ensimmäisen kerran toteutetusta Kokousbarometrista.

Kokousbarometri on suomalaista kokoustamisen arkea kartoittava selvitys, jonka toteuttavat yhteistyössä Re:meet Oy ja HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu. Jatkossa vuosittain toteutettavalla barometrilla pyritään selvittämään, miten kotimaisissa kokoustamiskäytännöissä kehitytään.

Tämänvuotiseen barometriin vastasi 74 henkilöä, joista lähes puolet edusti yli 250 hengen organisaatioita. Vastaajat kokivat, että kokouksen kutsumiselle on lähes aina perusteltu syy, mutta kokousten suunnittelu ja toteutus ovat heikoissa kantimissa.

Voimaannuttavan vaikutuksen sijasta kokouksia onkin monen vastaajan mielestä liian usein, ne kestävät liian pitkään ja vievät aikaa hyödyllisemmältä työskentelyltä. Kokouksiin ei saavuta täsmällisesti, niihin ei valmistauduta perusteellisesti, eikä esityslistoja ja tavoitteita välttämättä käydä läpi. Loppuyhteenvedot jäävät tekemättä ja aikataulut paukkuvat, kun ei ole selvää, kuka tekee ja mitä.

Hyvääkin sanottavaa löytyi: selkeä enemmistö oli sitä mieltä, että kaikkien osallistujien mielipiteitä arvostetaan. Toisaalta taas vastaajat kommentoivat, että ”läppäri ja kännykkä vievät monella voiton asian esittäjästä, jolloin kuuntelu ja kommentointi jäävät lapsipuolen asemaan”.

Välillä taas ”ihmiset puhuvat päällekkäin eikä tämän jälkeen puheenjohtaja ymmärrä toistaa, mitä siinä sekamelskassa päätettiin, jolloin sihteerillä ei ole hajuakaan mitä kirjata ylös”.

Barometrissa kävi myös ilmi, että kokoustamiseen liittyy muitakin viestinnällisiä ongelmia. Päätösten toteuttajat eivät välttämättä osallistu kokouksiin tai päätöksistä ei ilmoiteta eteenpäin oikeille henkilöille. Muun muassa tällaisten ongelmien välttämiseksi barometrin toteuttaneet tahot ovat luoneet selkeän kymmenen kohdan vinkkilistan, jossa käydään läpi, mitä kannattaa ottaa huomioon kokouksen valmisteluissa, kokouksen aikana ja kokouksen jälkeen.

Yhteenvetoraportti ja 10 käytännön vinkkiä parempiin kokouksiin.

Lisätietoa Kokousbarometrista:
Janne Orava, toimitusjohtaja, Re:meet Oy, puh. 040 820 4842, janne.orava@remeet.fi
Eeva Laurila, lehtori, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu, puh. 040 488 7241, eeva.laurila@haaga-helia.fi