Kokousbarometri 2014 kotimaisen kokoustamisen jäljillä

Suomalaiset työntekijät ovat turhautuneita kokoustamisen takia kokoustamiseen, selviää nyt ensimmäisen kerran toteutetusta Kokousbarometrista.

Kokousbarometri on suomalaista kokoustamisen arkea kartoittava selvitys, jonka toteuttavat yhteistyössä Re:meet Oy ja HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu. Jatkossa vuosittain toteutettavalla barometrilla pyritään selvittämään, miten kotimaisissa kokoustamiskäytännöissä kehitytään.

Tämänvuotiseen barometriin vastasi 74 henkilöä, joista lähes puolet edusti yli 250 hengen organisaatioita. Vastaajat kokivat, että kokouksen kutsumiselle on lähes aina perusteltu syy, mutta kokousten suunnittelu ja toteutus ovat heikoissa kantimissa.

Voimaannuttavan vaikutuksen sijasta kokouksia onkin monen vastaajan mielestä liian usein, ne kestävät liian pitkään ja vievät aikaa hyödyllisemmältä työskentelyltä. Kokouksiin ei saavuta täsmällisesti, niihin ei valmistauduta perusteellisesti, eikä esityslistoja ja tavoitteita välttämättä käydä läpi. Loppuyhteenvedot jäävät tekemättä ja aikataulut paukkuvat, kun ei ole selvää, kuka tekee ja mitä.

Hyvääkin sanottavaa löytyi: selkeä enemmistö oli sitä mieltä, että kaikkien osallistujien mielipiteitä arvostetaan. Toisaalta taas vastaajat kommentoivat, että ”läppäri ja kännykkä vievät monella voiton asian esittäjästä, jolloin kuuntelu ja kommentointi jäävät lapsipuolen asemaan”.

Välillä taas ”ihmiset puhuvat päällekkäin eikä tämän jälkeen puheenjohtaja ymmärrä toistaa, mitä siinä sekamelskassa päätettiin, jolloin sihteerillä ei ole hajuakaan mitä kirjata ylös”.

Barometrissa kävi myös ilmi, että kokoustamiseen liittyy muitakin viestinnällisiä ongelmia. Päätösten toteuttajat eivät välttämättä osallistu kokouksiin tai päätöksistä ei ilmoiteta eteenpäin oikeille henkilöille. Muun muassa tällaisten ongelmien välttämiseksi barometrin toteuttaneet tahot ovat luoneet selkeän kymmenen kohdan vinkkilistan, jossa käydään läpi, mitä kannattaa ottaa huomioon kokouksen valmisteluissa, kokouksen aikana ja kokouksen jälkeen.

Yhteenvetoraportti ja 10 käytännön vinkkiä parempiin kokouksiin.

Lisätietoa Kokousbarometrista:
Janne Orava, toimitusjohtaja, Re:meet Oy, puh. 040 820 4842, janne.orava@remeet.fi
Eeva Laurila, lehtori, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu, puh. 040 488 7241, eeva.laurila@haaga-helia.fi

 

Onko organisaatiollasi varaa kokoustaa tehottomasti?

Moni on varmaan sitä mieltä, että kokoustaa itse liikaa, tai ylipäätään omassa organisaatiossa kokoustetaan paljon ja tehottomasti. Siitä huolimatta harva osaa sanoa tarkkoja lukuja kokousaikoihin liittyen tai sitä, mitkä ovat kokousten suurimmat haasteet – valmistautumattomuus, tekniikan toimimattomuus, liian pitkä kokoukset, osallistujien myöhästyminen tms.

Viime syksynä Re:meetin toteuttaman Re:viewn avulla Sito sai konkreettisesti selville, kuinka paljon heillä todellisuudessa kokoustetaan ja mitkä ovat sekä sisäisten että ulkoisten kokousten suurimmat haasteet.

Näitä tunnistettuja haasteita lähdettiin ratkaisemaan yhdessä sitolaisten kanssa työpajassa, jossa Re:meetin avulla kehitettiin toimintatapoja eri kokoustyypeille. Seuraava vaihe alkoi vuoden vaihteessa uusien toimintatapojen jalkauttamisella. Tuloksia, ja sitä kautta merkittäviä rahallisia säästöjä, on odotettavissa jo lähikuukausien aikana.

Re:view-toteutus onnistui niin hyvin, että Siton varatoimitusjohtaja Kimmo Anttalainen suosittelee sitä kaikille organisaatioille, joissa kokouksia tehostamalla halutaan parantaa asiakaspalvelua ja terävöittää liiketoimintaa.

Onko sinun organisaatiollasi tänä päivänä varaa kokoustaa tehottomasti? Ratkaisu on Re:meetin Re:view, jonka avulla analysoidaan nykytilanne sekä kehitetään organisaation itsensä näköiset ratkaisut patenttiratkaisujen sijaan.

Jos kiinnostuit, ota rohkeasti yhteyttä: Janne Orava, 040 820 4842, janne.orava(ät)remeet.fi

Re:meet Pääkaupunkiseudun tradenomit ry:n pikkujouluissa kertomassa vinkkejä parempiin kokouksiin

Re:meet Oy pyydettiin Pääkaupunkiseudun tradenomit ry:n pikkujouluihin antamaan vinkkejä kokousten tehostamiseksi, kertomaan  Kokousdesign(tm)-konseptista sekä esittelemään yritystä. Paikalla oli yli 30 tradenomia, jotka noin tunnin esityksen aikana mm. kertoivat erikoisimmasta paikasta, jossa ovat kokoustaneet, sekä miettivät, mistä asioista kokous koostuu.

Yhteenveto esityksestä ja sen aikana tuotetuista materiaaleista löytyy alla olevan linkin takaa. Yhteenvedon lopusta löytyy myös Pääkaupunkiseudun tradenomit ry:n jäsenille suunnattu alennus Re:viewn toteutuksesta.

Esitys

Re:meet mukana luomassa Huomisen kokoustilaa HAAGA-HELIAn Pasilan kampukselle

Huomisen kokoustila on näyteikkuna uusiin kokoustyökaluihin ja -käytäntöihin

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu on luonut yhteistyökumppaneidensa kanssa Huomisen kokoustila Kohtaamon. Tila toimii näyteikkunana tuotteisiin ja palveluihin, jotka mahdollistavat tehokkaammat ja tuottavammat kokoukset. Huomisen kokoustila on jatkoa vuosi sitten päättyneelle Tekes-rahoitteiselle Huomisen kokoushotelli -tutkimushankkeelle.

HAAGA-HELIA on vuodesta 2010 lähtien koordinoinut yhdessä kumppaneidensa kanssa Huomisen kokous -teemaan liittyviä hankkeita, joista uusin on nyt lanseerattava kokoustila Pasilan kampuksella. Tilassa esitellään aidossa kokousympäristössä yhteistyökumppaneiden tuotteita ja palveluita, jotka tehostavat ja parantavat kokouksia. Tuotteita ja palveluita voi testata ja kehittää käyttäjälähtöisemmiksi niin sanottua Living Lab -toimintamallia hyödyntäen aitojen loppukäyttäjien, kokoustajien, kanssa.

– Uudentyyppiset kokousratkaisut ovat tervetulleita. Konseptia voidaan räätälöidä eri ympäristöissä erityyppisiin kokouksiin, muistuttaa HAAGA-HELIAn TKI-yksikön johtaja, vararehtori Lauri Tuomi.

Kinnarpsin sisustussuunnittelija Tytti Nevalainen on ollut innostuneena rakentamassa uudentyyppistä kokoustilaa Pasilaan ja uskoo, että kysyntä muunneltaville ja erilaisille kokoustiloille tulee kasvamaan tulevaisuudessa.

Unilever ja Amica-ravintola Pääraide ovat yhdessä luoneet uudenlaisia kokoustarjoiluja, jotka ovat tärkeä osa onnistunutta kokousta. Erilaiset virkistävät kokoustarjoilut ovat jo saaneet valtavan suosion, ja kehitystyö jatkuu yhdessä kokoustajien kanssa.

Uutta kokoustilaa hyödynnetään vastedes muun muassa HAAGA-HELIAn ja Re:meet Oy:n yhdessä järjestämien Kokousdesigner-valmennusten pitopaikkana. Näin valmennettavat pääsevät kokemaan ja kehittämään itse niitä elementtejä, joista parempi ja tehokkaampi kokous muodostuu.

Nyt lanseerattava tila elää ja muokkautuu sen mukaan, mitä uusia tuotteita ja palveluita kumppanit tilaan haluavat tuoda. HAAGA-HELIA kutsuukin kaikki kokouksia kehittävät tahot luomaan Kohtaamostahuomisen kokoustuotteita ja -palveluita esittelevän näyteikkunan jo tänään. Huomisen kokoustilaa ovat toistaiseksi yhteistyössä kehittämässä HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu, Ideakoski Ky, Innotiimi Oy, IZALL.COM Oy, Kinnarps Oy, Nordtouch Oy, Punos Mobile Oy ja Re:meet Oy.

Tila on varattavissa myös ulkopuolisten käyttöön HAAGA-HELIAn Tapahtumatilapalveluista: Tove Tuomela, 050 414 0667, tove.tuomela@haaga-helia.fi

Lisätietoja:
Eeva Laurila, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu, 040 488 7241, eeva.laurila@haaga-helia.fi
Janne Orava, Re:meet Oy, 040 820 4842, janne.orava@remeet.fi

www.huomisenkokous.fi

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu on Suomen suurin palveluliiketoiminnan ja yrittäjyyden ammattikorkeakoulu. Opiskelijoita on yli 10000 ja henkilöstöä noin 600. HAAGA-HELIA kouluttaa liike-elämän ja palveluelinkeinojen asiantuntijoita sekä tutkii ja kehittää näihin aloihin liittyvää osaamista ja toimintaa. Koulutusalat ovat liiketalous, tietotekniikka, hotelli-, ravintola- ja matkailuala, johdon assistenttityö, toimittajakoulutus, liikunta-ala sekä ammatillinen opettajankoulutus.

Kokousdesigner-valmennus on tarkoitettu erityisesti kokouksia ja tilaisuuksia järjestäville assistenteille, jotka haluavat uutta iloa omiin rutiineihinsa tai muuttua pelkästä tilojen varaajasta antoisien ja tehokkaiden kokousten järjestäjäksi ja mahdollistajaksi. Valmennus toteutetaan Kokousdesignin oppeja hyödyntäen keskustelevana ja kokemuksia jakaen osallistujien kesken.

Hiljaisten kokoustajien ideat esille

Viime viikolla Talouselämän välissä tuli AsiantuntijaOpas, jonka artikkelissa Henkka Hyppönen nosti esille tärkeän asian palavereissa. Nimittäin vähemmän päällekäyvien eli introverttien työntekijöiden ajatusten aidosti kuuntelemisen taidon. Henkka kertoi omista kokemuksistaan ja siitä, että oli opetellut kuuntelemaan ilman, että jatkaa hitaasti etenevää lausetta itse. Esiin kuulemma tulee hienoja kehitysideoita.

Tähän syyllistyy meistä yllättävän moni ja etenkin ne, jotka rakastavat omaa ääntään ja omia ideoitaan. Tunnemme varmasti useammankin tällaisen henkilön sekä omassa organisaatiossa että kaveripiirissä. Henkan tapa oppia kuuntelemaan ja muuttaa omaa käytöstään on varmasti hyvä, mutta ei onneksi ainoa keino saada hiljaisempienkin kokoustajien ideat esille kokouksissa. Tekniikka nimittäin mahdollistaa tämänkin asian ratkaisun.

Itse olen päässyt kokeilemaan suomalaisen Nordtouchin Flinga-nimistä ratkaisua tosi toimissa erään valmennuksen yhteydessä. Kyseisen valmennuksen osallistujat olivat aidon positiivisesti yllättyneitä. Ratkaisu nimittäin toimi todella hyvin. Käytännössä ainoa vaatimus on hieman uudempi älypuhelin tai tabletti, jonka selain tukee HTML5, ja nettiyhteys. Simple as that.

Flingasta on kolme versiota – Base, Mind ja Arena, joilla kullakin on omat ominaispiirteensä ja käyttötapansa. Base mahdollistaa tekstin, kuvien ja piirustusten keräämisen esim. ideoidessa. Mind puolestaan helpottaa mindmapien koostamista ja Arena aktivoi osallistujat lähettämään kommentteja, kysymyksiä ja palautetta sekä äänestämään.

Muitakin teknisiä ratkaisuja varmasti on. Tärkeintä onkin löytää ne organisaatiolle parhaiten sopivat tavat ja välineet, joilla hiljaisempienkin kokoustajien ideat saadaan kaikkien tietoon ja hyödyksi. Omalta osaltaan kaikkien kuunteleminen parantaa myös työyhteisön ilmapiiriä, jolloin kaikki voittavat.

Oletko itse törmännyt johonkin hyvää ja toimivaan aktivintimenetelmään tai -ratkaisuun, joka voisi kiinnostaa muita?

Merkitty: , , , , ,

Paranna palaverisi, 26.11.2013

  • Nukkuvatko kokouksen osallistujat?
  • Liikaa liian pitkiä kokouksia?
  • Unohtuiko kokouksen tavoitteet?

Re:meet ja Ideakoski järjestävät tiistaina 26.11. valmennuspäivän, josta saat konkreettisia ideoita parempien palaverien toteuttamiseen. Valmennus sopii kaikille, joiden työhön kuuluu kokousten järjestäminen.

Valmennuksen aamupäivä:
Tarkastelemme kokouskulttuuria kokousten järjestäjän näkökulmasta ja syvennymme osallistavien menetelmien mahdollisuuksiin.

09:00 Valmennus alkaa

  • Kokouskulttuurista yleisesti & Kokousten seitsemän kuolemansyntiä
  • Harhakäsitykset kokouksista
  • Kokoustyypit: päätöksentekoa, tiedottamista vai ideointia?

10:00 Dynaamisempi tapa toimia

  • Kokousten puheenjohtajasta fasilitaattoriksi
  • Mitä on fasilitointi? Miksi, kenelle ja miten?

10:30 Kokousten kuolemansyntien kitkeminen osallistavien menetelmien avulla

  • Mitä ovat osallistavat menetelmät?
  • Omakohtaisia kokeiluja: Salama-alustus, minuuttikierros, purkupaperi, erilaiset tavat äänestää.

11:00 Ihannekokous & välineet sen järjestämiseen

  • Omaan työhön soveltamista

Valmentajana toimii:

Reetta Koski, KM
Ideakoski

Ideapakan ideoija. Hallitsee osallistavat menetelmät.
Puh. 050 370 3093
reetta@ideakoski.fi

Valmennuksen iltapäivä:
Tutustumme kokousdesignin luomiin mahdollisuuksiin mm. tilallisten ratkaisujen, kokoustyökalujen sekä kokoustarjoilujen avulla.

13:00 Mitä on kokousdesing ja miten se pelastaa kokouksen?

13:30 Kokousdesignin elementtien läpikäymistä, käytännön esimerkkejä ja keskustelua kokemuksia jakaen

  • Tila ja kalustejärjestys
  • Etäyhteydet
  • Esitystekniikka
  • Kokoustyökalut
  • Ääni ja valaistus
  • Kokoustarjoilut
  • Ekologisuus
  • Tauot

16.00 Ideapaja päättyy

Valmentajana toimii:
Janne Orava, KTM
Re:meet Oy
Johdon konsultti
Puh. 040 820 4842
janne.orava@remeet.fi

Valmennuspäivän hintaan sisältyy:

  • Kirja: Kokousten seitsemän kuolemansyntiä (Koski, Kortesuo 2012)
  • Muu materiaali pdf-muodossa
  • Lounas ym. tarjoilut
Ajankohta: 26.1.2013, klo 9 – 16
Paikka:
HAAGA-HELIAn Pasilan kampus, Ratapihantie 13
Hinta:
590 e/osallistuja + alv. Myönnämme 20 % alennuksen, kun samasta organisaatiosta useampi kuin yksi osallistuja.

Merkitty: , , , , , ,

Mistä kokousten tehostaminen ja parantaminen on oikeasti kiinni?

Kävin tänään tapaamassa erään kansainvälisen suomalaisen yrityksen HR-henkilöä kertoakseni hänelle mitä kokouksia tehostavia ja parantavia palvelutuotteita Re:meetillä on tarjolla. Mitä pidemmälle tapaaminen eteni sitä selvemmäksi kävi, mistä kokousten tehostaminen ja parantaminen on oikeasti kiinni. Syyllinen, jos näin vahvaa termiä voidaan käyttää, löytyy yleensä organisaation ylätasoilta. Joissain tapauksissa se voi olla toimitusjohtaja ja tässä kyseisessä tapauksessa se oli yksikön esimies. Miten nämä henkilöt sitten käytännössä estävät omalla toiminnallaan kokousten tehostamisen ja parantamisen, vaikka muut työyhteisön toimijat olisivat siihen jo sitoutuneet ja halukkaita?

Ongelma ei aina ole siinä, etteikö henkilöstöhallinto valmentaisi tai kehittäisi henkilöstöä myös kokoustamiseen liittyvissä asioissa. Parhaimmillaan näissä toimenpiteissä henkilöstö otetaan vieläpä mukaan luomaan uusia yhteisiä käytäntöjä ja pelisääntöjä, joiden mukaan tulisi jatkossa toimia. Jostain syystä tämä ei kuitenkaan riitä ja jalkauttaminen jää puolitiehen tai muutamaan ensiaskeleeseen. Miksi näin?

Pelkät uudet käytännöt ja pelisäännöt eivät vielä riitä. Kaikilla niitä koskevilla ihmisillä pitäisi olla toteuttamisen lisäksi myös oikeus valvoa ja huomauttaa, jos joku ei niitä noudata. Oman tiimin jäsenelle voi vielä olla suhteellisen helppo sanoa, jos hän ei sääntöjä noudata, vaikka siihen ei olisi varsinaisesti kehotettu tai annettu lupaa ja mahdollisuutta. Sen sijaan käytännössä voi olla vaikeaa ellei jopa mahdotonta huomauttaa asiasta esimiehelle tai ylipäätään itseään ylemmille henkilöille.

Oman osansa soppaan tuo vielä kulttuurisidonnaiset erot. Pohjoismaissa hierarkia on onneksi yleensä sen verran matala ja ajoittain sopivan epäformaali, että omalle esimiehelle voisi sanoakin asiasta. Tilanne muuttuu totaalisen erilaiseksi, jos ”vastassa” on esim. eteläeurooppalainen pomo, joka tietää paikkansa eikä halua kuulla alaisiltaan omaa toimintaansa kritisoivia kommentteja, vaikka ne olisivat kuinka rakentavia ja yhdessä sovitun mukaisia.

Koska ihmisten käytöksen muuttaminen on todella hidasta ja vaatii toistoja (jostain olen lukenut, että 21 säännöllistä toistokertaa riittäisi tavan muodostumiseen), pitäisi kaikilla olla oikeus ja myös velvollisuus valvoa uusien sääntöjen toteuttamista ilman pelkoa potkuista tai joutumista pomon ”mustalle listalle”.

Ei siis mikään ihme, jos pomo luistaa uusista säännöistä, että myös muut alkavat tehdä samoin. Eikä aikaakaan kun hyvässä ja innostavassa hengessä laaditut uudet käytännöt ja pelisäännöt kokousten parantamiseksi ovat historiaa ja on palattu takaisin wanhaan ”hyvään aikaan” eli löysiin ja tehottomiin kokouksiin. Kun tätä noidankehää on toistettu muutaman kerran, ei ole ihme, että HR-henkilöt tuntevat olevansa voimattomia ja odottavat meiltä vähintään pientä ihmettä asiantilan parantamiseksi.

Koska ihmeitä ei oikeasti tapahdu, ehdotankin, että esimiehet ja pomot tunnistaisivat tilanteen ja uskaltaisivat antaa kaikille oikeuden ja samalla velvollisuuden valvoa uusien käytäntöjen ja pelisääntöjen toteuttamista. Vaikka tämä voikin aluksi tuntua kaikista hieman haasteelliselta, niin viimeistään 21. kerran jälkeen pitäisi helpottaa, kun käytännöistä ja pelisäännöistä on tullut tapa eikä niiden toteuttamiseen tarvitse erikseen nähdä vaivaa. Kun tämä tilanne on saavutettu, voivat kaikki keskittyä olennaiseen eli kokousten sisällön miettimiseen ja edistämiseen. Sehän se on kuitenkin loppupeleissä kokousten perimmäinen tavoite, ei sen dallaspullan syöminen tai sähköposteihin vastaaminen, kun kokous ei koskekaan itseä.

Jos tunnistat yllä olevan tapahtuvan myös omassa organisaatiossasi ja haluaisit asialle tehtävän jotain, ota rohkeasti yhteyttä (janne.orava ät remeet.fi, 040 820 4842) ja katsotaan, josko juuri sinun organisaatiossasi olisi esimiehiä ja pomoja, jotka oikeasti haluavat muuttaa asioita ilman hierarkian alleviivaamista.

Merkitty: , ,

Paranna palaverisi, 17.9.2013

***HUOM!*** Ideapaja on siirretty pidettäväksi 26.11.2013.

  • Nukkuvatko kokouksen osallistujat?
  • Liikaa liian pitkiä kokouksia?
  • Unohtuiko kokouksen tavoitteet?

Re:meet ja Ideakoski järjestävät tiistaina 17.9. valmennuspäivän, josta saat konkreettisia ideoita parempien palaverien toteuttamiseen. Valmennus sopii kaikille, joiden työhön kuuluu kokousten järjestäminen.

Valmennuksen aamupäivä:
Tarkastelemme kokouskulttuuria kokousten järjestäjän näkökulmasta ja syvennymme osallistavien menetelmien mahdollisuuksiin.

09:00 Valmennus alkaa

  • Kokouskulttuurista yleisesti & Kokousten seitsemän kuolemansyntiä
  • Harhakäsitykset kokouksista
  • Kokoustyypit: päätöksentekoa, tiedottamista vai ideointia?

10:00 Dynaamisempi tapa toimia

  • Kokousten puheenjohtajasta fasilitaattoriksi
  • Mitä on fasilitointi? Miksi, kenelle ja miten?

10:30 Kokousten kuolemansyntien kitkeminen osallistavien menetelmien avulla

  • Mitä ovat osallistavat menetelmät?
  • Omakohtaisia kokeiluja: Salama-alustus, minuuttikierros, purkupaperi, erilaiset tavat äänestää.

11:00 Ihannekokous & välineet sen järjestämiseen

  • Omaan työhön soveltamista

Valmentajana toimii:

Reetta Koski, KM
Ideakoski

Ideapakan ideoija. Hallitsee osallistavat menetelmät.
Puh. 050 370 3093
reetta@ideakoski.fi

Valmennuksen iltapäivä:
Tutustumme kokousdesignin luomiin mahdollisuuksiin mm. tilallisten ratkaisujen, kokoustyökalujen sekä kokoustarjoilujen avulla.

13:00 Mitä on kokousdesing?

14.00 Tilalliset ratkaisut

16.00 Ideapaja päättyy

Valmentajana toimii:
Janne Orava, KTM
Re:meet Oy
Johdon konsultti
Puh. 040 820 4842
janne.orava@remeet.fi

Valmennuspäivän hintaan sisältyy:

  • Kirja: Kokousten seitsemän kuolemansyntiä (Koski, Kortesuo 2012)
  • Muu materiaali pdf-muodossa
  • Lounas ym. tarjoilut
Ajankohta: 17.9.2013, klo 9 – 16
Paikka:
Sokos Hotel Helsinki, Kluuvikatu 8
Hinta:
590 e/osallistuja + alv. Myönnämme 20 % alennuksen, kun samasta organisaatiosta useampi kuin yksi osallistuja.

Merkitty: ,

Piilossa kokouksessa?

Ei ole lainkaan poikkeuksellista, että  työviikkoon, jopa yhteen työpäivään, mahtuu useampia kokouksia. Kokoukset syövät monilta arvokasta työaikaa. Moni yrittääkin kokouksen lomassa hoitaa työtehtäviään. Kokoonnummeko vain toimiakseamme yksilöinä? Keskitymmekö kokouksen aikana lainkaan?

Re.meetin tutkimus kokouskäytännöistä osoittaa, että kannettavien tietokoneiden, tablettien ja kännyköiden käyttö kesken kokouksen koetaan merkittävästi kokouksen laatua heikentäväksi seikaksi.

Miten irrottautua laite-maniasta? Tietoisuus odottavista tehtävistä, puheluista ja maileista saa meidät helposti rakentamaan oman pienen linnakkeemme kokouspöydälle. Läppärin näyttö naulaa katseemme ja suo oivan suojan muiden katseilta (jos kukaan edes nostaa katsettaan omasta näytöstään). Puuhaamme omiamme. Uskomme kuulevamme. Vakuuttelemme ymmärtävämme. Toivomme muistavamme. Ja jos kokouksen avainasiat menivät ohi, kyllähän niistä joku muistuttaa. Harrastamme kokouksia, emme panosta niihin ammattimaisesti.

Ammattimaista osallistumista kokoukseen voidaan edesauttaa jo kokouksen suunnitteluvaiheessa. Itse kokouksen aikana laitehälyä voidaan rajoittaa ohjeistuksin ja säännöin. Valitettavasti säännöt jättävät suljetut laitteet kiusaukseksi pöydälle. Tehokkaampi tapa laitehälyn eliminointiin onkin suora vaikuttaminen itse kokoustilan fyysiseen ilmeeseen. Avoin kohtaaminen, keskittynyt ilmapiiri ja yhteinen panostaminen tavoitteiseen mini-linnakke-elämän sijasta lienee monien toivelistalla. Kysymys onkin, tarvitaanko kokoustilassa pöytää lainkaan?

 

Merkitty: , ,

Näin pilaat kokouksen #2

Kokouksen pilaaja #2: ”kukaan ei ole valmistautunut, eikä oikein tiedä, miksi ovat tulleet paikalle.”

Joudutko osallistumaan tällaisiin palavereihin joka kuukausi, tai jopa joka viikko? Yksi suurista työmotivaation nakertajista ja kokouksien tehokkuuden nakertajista on valmistautumattomuus. Kuulostaa yksinkertaiselta asialta, mutta ei olekaan niin helppoa. Katso vaikka ympärillesi ja mieti viimeaikaisia kokouksia.

Kokouksiin valmistautuminen on muutaman askeleen selkeä prosessi. Parasta on, jos kokouksen koollekutsujalla on vielä ennakkolukemiset valmiina kaikille osallistujille. Näin kaikki tietävät mihin palaveriin ovat tulossa ja voivat jopa pyytää lupaa jäädä palaverin ulkopuolelle todetessaan että asia ei kuulu hänen työhönsä. Kokouksen alettua, ovat kaikki tietoisia mitä asiaa käsitellään ja pohjatiedot aiheesta jo kunnossa. Näissä kokouksissa on helppo edetä nopeasti päätöksentekoon.

Merkitty: ,
Top