Kuka olen, missä olen (ja miksi)?

“Keitäs täällä oikein onkaan? Voitaisiin näin alkuun tehdä vaikka lyhyt esittelykierros.” Tämäkin tuttu ja turvallinen lause kajahtaa monesta kokoushuoneesta tälläkin viikolla, ja taas saadaan kulutettua arvokasta kokousaikaa vaivautuneeseen mutinaan ja omiin varpaisiin tuijotteluun.

Re:meet Oy:n tekemässä tutkimuksessa kokouskäytännöistä (lue yhteenveto tästä) kysyimme mm. “Mikä tekee kokouksesta katastrofin?”, ja vastaukset olivat paljastavia. Valmistautumattomuuden (lue lisää tästä) lisäksi paikallaolijoiden määrä ja laatu nousi selkeästi esille tekijänä, joka vaikuttaa kokousten laatuun.

Hyvässä kokouksessa jokaisella osallistujalla on oma roolinsa ja selkeä syy olla paikalla. Hyvässä kokouksessa osallistujat tietävät myös toisten osallistujien roolit. Näin siis teoriassa. Miksi useimmat kokoukset ovat silti täynnä myöhässä saapuvia kokousturisteja mutustelemassa dallaspullaa ja litkimässä haaleaa automaattikahvia päivästä ja viikosta toiseen?

Hyvän kokouksen valmisteluun kuuluu olennaisesti asioiden lisäksi osallistujat. Ketä halutaan paikalle ja miksi? Kaikkia ei tarvitse kutsua vain sen vuoksi, että on kiva nähdä muita.

Kun seuraavan kerran järjestät kokousta, mieti hetken aikaa, keiden oikeasti on syytä olla paikalla ja keiden ei. Kun kaikkia ei kutsuta kokoukseen, jää muille enemmän aikaa keskittyä olennaiseen, niin kokouksessa kuin sen ulkopuolellakin.

Seuraavan kerran kun saat kokouskutsun, mieti ensin hetki, kuuluuko sinun osallistua lainkaan ja jos vastaus on myöntävä, vasta sitten hyväksy kutsu. Jollet tiedä, miksi sinut on kutsuttu, ota selvää. Tehokkaimmin läpiviety kokous on sellainen, johon sinun ei pidä osallistua.