Hyvin valmisteltu on puoliksi tehty

“jaahas, mistäs meidän oikein pitikään palaveerata tänään?” on kysymys, joka kuuluu valitettavan monesta kokoustilasta tälläkin viikolla. Tuo viattomalta kuulostava kysymys aiheuttaa monelle melkoista kokousangstia, kun jälleen kerran kulutetaan tunti työaikaa joutavien puhumiseen.

Re:meet Oy:n tekemässä tutkimuksessa kysyimme mm. “Mikä tekee kokouksesta katastrofin?” ja vastaukset olivat paljastavia. Suuri osa vastaajista piti yhtenä kokouksen suurimmasta helmasynnistä valmistautumattomuutta (lue tutkimuksen yhteenveto tästä) ja agendan puutteellisuutta.

Kokouksen valmistelu voi olla monelle meistä hankalaa. Pitää päättää, miksi kokous kutsutaan koolle, mitkä ovat kokouksen tavoitteet, keitä kutsutaan paikalle ja niin edelleen. Kuitenkin nuo edellä mainitut asiat ovat sellaisia, joihin pitäisi kaikilla kokoukseen osallistujilla olla selkeä käsitys jo ennen kokouksen alkamista.

Meistä harva osaa muodostaa harkittuja ja monelta kantilta mietittyjä, perusteltuja vastauksia haastaviin kysymyksiin lennosta (tällaisiakin henkilöitä toki löytyy). Kun tiedämme, mitä kokouksessa on tarkoitus käsitellä, ja mitä minulta itseltäni odotetaan, voimme valmistautua kokoukseen paremmin. Hyvästä ennakkovalmistelusta seuraa parempia päätöksiä, nopeammin läpivietyjä kokouksia sekä enemmän aikaa keskittyä muihin töihin.

Kun saat seuraavan kerran kutsun kokoukseen, kysy koollekutsujalta, mikä on kokouksen agenda, mitkä ovat kokouksen tavoitteet ja ketkä kokoukseen on kutsuttu. Jollet saa selkeää vastausta näihin kysymyksiin, kysy, miksi kokous ylipäätään järjestetään?